LES POINTS ESSENTIELS
À retenir
- Conserver le sens et les relations des données.
- Documenter les règles de nettoyage et de fusion.
- Répéter la migration avant la bascule réelle.
Inventorier les sources et leurs propriétaires
Listez le CRM actuel, les tableurs, les carnets d’adresses et les outils qui contiennent une partie du suivi client. Identifiez la source de référence pour chaque information. Deux fichiers nommés « clients définitifs » peuvent avoir été mis à jour par des équipes différentes.
Associez un responsable métier à chaque ensemble. Cette personne aide à trancher les ambiguïtés que le développeur ne peut pas résoudre seul : statut ancien, abréviation commerciale ou entreprise renommée. Gardez une copie des exports originaux pour pouvoir expliquer les décisions prises pendant la préparation.
Construire une correspondance explicite
Pour chaque champ, notez sa destination, son format et la transformation nécessaire. Une date peut représenter une création de dossier, un dernier échange ou une échéance. Les réunir sous un seul intitulé ferait perdre une information utile même si l’importation ne produit aucune erreur technique.
Préservez les identifiants qui permettent de relier les objets. Un contact rattaché à une société et à trois dossiers doit retrouver ces liens. Préparez aussi les cas incomplets : numéro sans indicatif, adresse manquante ou responsable qui a quitté l’entreprise. Un rapport d’écarts doit rendre ces situations visibles.
Traiter les doublons avec une règle métier
Une même adresse e-mail peut être partagée par plusieurs personnes ; une personne peut en posséder plusieurs. Définir un doublon uniquement sur ce critère peut fusionner des fiches distinctes ou manquer des répétitions. Choisissez une règle qui correspond à votre activité.
Pour les cas incertains, proposez une validation humaine plutôt qu’une suppression silencieuse. Gardez la trace de la fusion et de la provenance des informations. Le nettoyage doit améliorer la fiabilité du CRM sans effacer un historique que l’équipe aurait besoin de retrouver.
Faire une répétition sur un périmètre représentatif
Importez un jeu d’essai contenant des dossiers simples et difficiles : entreprise avec plusieurs établissements, changement de commercial, pièces jointes et champs vides. Contrôlez les totaux, mais ouvrez aussi des dossiers complets avec les utilisateurs.
Une migration peut conserver le nombre de lignes tout en cassant leurs relations. Vérifiez la recherche, les droits et les écrans utilisés au quotidien. Chaque essai doit produire une liste d’écarts, une décision et un nouvel essai ciblé. Cette répétition prépare la bascule mieux qu’un import unique réalisé la veille de l’ouverture.
Organiser la bascule et la conservation
Définissez quand les modifications s’arrêtent dans l’ancien outil et comment récupérer les dernières différences. Prévoyez une période où l’ancien système reste consultable si cela est nécessaire et autorisé, avec des accès clairement encadrés.
Validez enfin qui accepte la migration et sur quels critères. Le projet n’est pas terminé lorsque le script s’arrête : l’équipe doit pouvoir retrouver les dossiers, comprendre les écarts restants et signaler une anomalie. Cette réception métier fait partie du périmètre à chiffrer dès le départ.